Microsoft Teams, características, tips de uso

Vamos a estudiar en esta ocasión, el tema titulado Microsoft Teams, características, tips de uso. Las videoconferencias, las reuniones internas de equipos de trabajo, las juntas de negocios virtuales, no tienen porqué ser un problema bajo ninguna perspectiva. Habrá quien prefiera usar Meeting de Google, Zoom, Skype o inclusive facebook live para la misma labor; todo es cuestión de gustos, afinidades y entrenamiento.
Se trata en últimas de comunicar adecuadamente y hacerlo de forma virtual, no solo en las circunstancias de la pandemia sino mucho más allá de ella.

Tabla de contenidos

Características

Versiones pagas

Microsoft Teams es parte de Office 365 Business, una colección de herramientas de Microsoft para mantenerse productivo en el lugar de trabajo. Los equipos hacen mucho, pero hay tres grandes categorías en las que nos enfocamos en este artículo. Hay hilos de conversación grupal, a los que pueden acceder grupos de personas que podemos definir. Los chats privados le permiten enviar mensajes a personas específicas, que no son visibles para otros. También puede hacer llamadas de audio y video privadas, para que pueda tener una comunicación cara a cara con personas que no están en el mismo edificio. Y luego hay reuniones. Las reuniones se pueden programar con anticipación y también tienen la opción de comunicación cara a cara con audio o video.

Si es el caso de tener una licencia corporativa, cada empleado tiene su cuenta creada en la plataforma usando el correo institucional.Generalmente hace parte de office 365 luego va a tener acceso a otra cantidad enorme de aplicaciones y utilidades para su productividad.
Generalmente se puede usar en el navegador web pero también hay una app para descargar a su máquina, sea esta Windows o Mac, siendo esta última un tanto más completa e incluye todas las características. Sin embargo, debo decir que para la mayoría de personas, con la versión online o web es más que suficiente.

Versión gratuita para pequeñas empresas

Resulta ser algo limitada frente a la anterior, pero perfectamente versátil para las labores básicas. En este tipo de licencias no hay nadie en su organización a menos, claro, que los invite.

Uso como invitado o externo

Hay organizaciones con sus cuentas creadas en Microsoft Teams, sin embargo necesitan reunirse con un proveedor (que por obvias razones no hace parte de la Compañía creada dentro de la herramienta), hacen la invitación desde la plataforma a una cuenta de correo; dicha persona crea su cuenta gratuita con dicha invitación para poder acceder al contenido compartido en dicha conversación. Como limitantes tendrá todas las que tienen las cuentas gratuitas, por ejemplo, no poder agendar reuniones; podría ser invitado a reuniones programadas, no obstante como no tendrá acceso al calendario oficial, debe funcionar con un link que le llega a su correo.

Tiene facultades para usar los chats privados, sin embargo no podrá adjuntar ficheros o archivos en los mismos, por mencionar algunas de las restricciones que tienen este tipo de perfiles.

Reuniones de Teams sin tener cuenta creada

Por supuesto que es posible, sin trucos «extraños», la plataforma lo permite.La Empresa HostDime necesita conversar urgentemente con un posible contratista para vincularlo dentro de sus proveedores; dicha persona foránea no tiene cuenta y no tiene intenciones de crearla o al menos por ahora no usa Teams. Sólo desea participar en la reunión, ver que pasa con esto y salir. Asunto terminado (no con HostDime sino con la plataforma).Para esto enviamos un link hacia la conversación y la otra persona puede conectarse a esta charla, por supuesto, teniendo audio configurado, por lo menos.

Consejos generales

-Ingresar a las reuniones con el micrófono apagado es lo recomendable en casi todos los casos y desmutearlo solo cuando se vaya a intervenir en la discusión respectiva, para no crear ecos, interferencias o ruidos extraños, sobre todo cuando el micrófono es ambiental y capta todo el sonido del entorno, incluyendo el de la conversación.

-Vale la pena tener un rincón o espacio para las videoconferencias, preferiblemente donde no haya distractores como niños pequeños, obras de construcción, personas pasando frente a la cámara o detrás; cualquier tipo de elemento que perjudique a la reunión vale la pena aislarlo previamente para que el espacio de trabajo sea altamente productivo y proactivo. Si esto sucede con alguno de los participantes de una reunión siempre es muy relevante silenciar el micrófono por parte del moderador de la charla.

-Es de muy mala educación, una falta grave a la net-etiqueta conectarse a una reunión solo por cumplir, para que nos vean ahí y que no participemos o interactuemos; no es asunto de fingir quedar bien, es que es una junta como en la vida real solo que usa como medio los entornos digitales. He participado en reuniones donde se pide la opinión de este tipo de visitantes misteriosos y no contestan o si lo hacen están descontextualizados de lo que estamos conversando.

-Mucho se pregona que en reuniones grandes es mejor apagar las cámaras por el consumo de ancho de banda. No obstante hay otro elemento a considerar, los diálogos se dan en muchas ocasiones más con lenguaje corporal y facial que con las palabras; si queremos que nuestra comunicación sea lo más efectiva posible, vale la pena verse a la cara y transmitir nuestro mensaje de todas las formas posibles. Además que genera confianza, no solo en la persona como tal sino, que nos está dedicando el tiempo cabalmente a la reunión en cuestión y no a otros menesteres.

Conclusión

Microsoft Teams es una gran herramienta, que no sustituye ni a las personas ni a la calidez de las reuniones face to face; como todas las herramientas hace o alcanza hasta donde se lo permitamos, con la configuración de las salas, los permisos a los participantes o las reglas claras para las reuniones.

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